ワークフローシステムは、社内の申請業務などを効率化するために、多くの企業で導入されているツールです。
これまでは紙とハンコで対応していた申請・承認業務を電子化し、管理を容易にして、ペーパーレス化や内部統制を強化します。
さまざまな機能やメリット、選び方を解説しつつ、おすすめのワークフローシステムを紹介します。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、企業内で行われる申請・承認などの業務プロセスを自動化し、効率的に管理するためのツールです。
主に、経費精算、休暇申請、稟議書の提出などの定型業務を電子化して、全業務フローをデジタル上で完結させ、迅速かつ正確に処理していきます。
主な機能は以下の通りです。
申請・承認の自動化
申請から承認までをシステム上で一元管理し、プロセスをスムーズに進めます。
申請者から承認者への手続きがシステム上で自動化され、書類提出が不要になります。
内部統制の強化
申請・承認履歴が残り、不正や改ざん防止にも役立ちます。
申請や承認の履歴がすべてシステムに記録されるため、不正防止やコンプライアンスが徹底されます。
ペーパーレス化
紙が不要になり、業務効率の向上が実現します。
全工程が電子化されるため、書類を使わない業務プロセスとなり、紙代、印刷代、人件費などのコスト削減にも貢献します。
ワークフローシステムのメリット
業務の効率化
申請から承認までの流れをIT化するため、手作業による承認漏れや処理の遅延を防ぎ、迅速な業務遂行が可能になります。
申請書類の提出や回覧がオンラインで行われるため、移動時間や待機時間が削減され、処理スピードが大幅に向上します。
内部統制の強化
申請や承認の記録がシステム上に保存されるため、改ざんや不正の防止に役立ちます。
誰がいつ、どの申請を承認したかの履歴が残るため、監査対応も容易で、企業全体の透明性やコンプライアンスが強化されます。
ペーパーレス化
紙で行われていた業務プロセスが電子化されるため、紙やインクなどの印刷コストの削減につながります。
保管スペースも不要になるため、物理的な管理の手間が省け、環境にも優しい運用が実現します。
コスト削減
ワークフローの電子化により、紙の使用や郵送費、物理的な処理にかかる労力が不要になり、企業の運用コスト全体が削減されます。
業務時間の短縮で人件費の削減も期待できます。
承認フローの可視化
承認プロセスの進捗状況がリアルタイムで確認できるため、申請がどの段階にあるかが一目で把握できます。
業務の進行を効率的に管理し、遅延や問題の早期発見が可能でになります。
カスタマイズ性
多くのワークフローシステムは、企業ニーズに合わせてカスタマイズが可能です。
承認フローや申請書式の変更が簡単に行えるため、業務内容に応じた柔軟な運用が可能になります。
ワークフローシステムの選定ポイント
操作性と使いやすさ
ワークフローシステムを導入する際、最も重要視されるのが操作性です。
特にテレワークが普及した現在、説明不要で操作できるシステムが求められます。
あまりに複雑な機能を搭載したシステムは、導入しても使いこなせないリスクがあるため、直感的に使えるシステムを選ぶのが賢明です。
クラウド型 vs オンプレミス型
ワークフローシステムは「クラウド型」と「オンプレミス型」に分かれます。
クラウド型は初期費用が低く、テレワークに適しており、どこからでもアクセス可能です。
一方、オンプレミス型は自社サーバーで運用でき、セキュリティやカスタマイズに優れています。
自社の運用環境に応じて適切なタイプを選びましょう。
システム連携
利用中の他の業務システムとの連携も重要です。
会計システムや人事システムとデータ共有できれば、入力ミスや作業の手間が減り、業務効率化がさらに進みます。
既存システムと連携できる柔軟性を確認します。
カスタマイズ性
企業ごとに異なる業務フローや申請書式に対応できるかも重要です。
カスタマイズが容易なシステムであれば、運用時の柔軟性が高まります。
特に大企業や複雑なフローを持つ企業では、カスタマイズ性が重視されるでしょう。
ワークフローシステムのタイプ
中小企業向け
中小企業向けのワークフローシステムは、シンプルで低コストが魅力です。
基本的な機能を重視し、導入が短期間で完了するケースが多く、コストパフォーマンスに優れています。
すべてがシンプルなので、操作性を重視する企業に最適でしょう。
大企業向け
大企業向けのシステムは、複雑な承認フローに対応できる柔軟性や高いセキュリティ性能を備えています。
多くの部門やプロセスが絡むため、カスタマイズ性が重要されています。
また、大量のデータ処理にも対応できるスペックを有してます。
Excel連携タイプ
Excelファイルをそのまま利用できるシステムも人気です。
既存の業務プロセスを大きく変更せずに導入できるため、特にExcelを中心に業務を行っている企業には利便性が高いでしょう。
グループウェア一体型
社内コミュニケーションやタスク管理といった機能が統合されたグループウェア一体型のワークフローシステムもあります。
全体的な業務効率化を目指す企業におすすめです。
おすすめのワークフローシステム
X-point（エクスポイント）
X-pointは、直感的な操作性が特徴のワークフローシステムです。
紙の申請書の感覚で電子化できるため、既存の書式をそのまま利用できます。
また、操作性に優れ、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。
AgileWorks
大企業向けのカスタマイズ性に優れたシステムで、複雑な承認フローにも柔軟に対応可能です。
多くの承認者が関わるプロセスを持つ企業に適しています。
また、グローバル展開を考える企業にも対応した多言語対応機能が強みです。
Garoon（ガルーン）
Garoonは、グループウェア一体型のワークフローシステムで、コミュニケーションやタスク管理、スケジュール共有などがシームレスに行えます。
特にプロジェクト管理やチーム内での情報共有が重要な企業に向いています。
ワークフローシステムの導入時の注意点
ワークフローシステムの導入時には、業務の効率化を最大限に引き出すため、重要な注意点があります。
業務プロセスの見直しと最適化
ワークフローシステム導入前に、現状の業務フローを見直し、無駄なプロセスや不要な手順を排除しましょう。
現行プロセスをそのままシステム化しても、非効率な部分が残ったままでは効果を最大限に発揮できません。
導入前に業務プロセスを整理し、シンプルで効率的なフローの再構築が成功の鍵となります。
システムの操作性
システムが複雑で使いにくいと、導入しても使いこなせず、結果的に利用が進まない場合があります。
特にテレワークで使用する場合、誰にでも直感的に操作できるシステムでなければいけません。
また、導入後のトレーニングやサポート体制の確立も必要になります。
システムとの連携
既存システムや外部サービスとの連携確認も必要です。
会計システムや販売管理システムなどとデータ連携できると、無駄な入力の手間が省け、業務がさらに効率化されます。
システム連携がうまくいかない場合、手作業が増え、導入効果が減少する可能性があります。
カスタマイズ性
企業によって業務フローや申請書式は異なるため、ワークフローシステムのカスタマイズ性を確認する必要があります。
柔軟に調整ができるシステムであれば、自社に最適な業務フローを簡単に反映させられます。
特に、大企業や業務が複雑な企業では、カスタマイズ性の高さがポイントになります。
費用対効果
ワークフローシステムの利用では初期費用や月額費用が発生しますが、機能が多すぎるシステムでは、無駄なコストを負担するリスクがあり、費用対効果低下の恐れがあります。
自社業務に必要な機能を見極め、コストとのバランスを考慮した選定が必須になります。
セキュリティ対策
申請内容や承認情報などの重要なデータが扱われます。
特にクラウド型システムを導入する場合、データの保護やアクセス制御など、セキュリティ対策を確認しなければいけません。
データ漏洩や不正アクセスのリスクを防ぐため、セキュリティ対策の充実具合を事前にチェックしましょう。
システムの拡張性
事業拡大につれて、業務プロセスや申請フローが変化する可能性があるため、システムの拡張性も重要なポイントです。
拡張性が低いシステムを選ぶと、将来的に再度システムを導入し直す必要に迫られるリスクがあります。
サポート体制
ワークフローシステム導入後、操作に慣れるまではサポートが必要になるかもしれません。
導入後にシステムのトラブルや疑問点が発生した際、迅速に対応してもらえるサポート体制の有無もシステム選定時に確認しておくべきポイントです。
結論
ワークフローシステムの導入は、業務効率化やコスト削減に大きく貢献するだけでなく、内部統制や情報管理の強化にもつながります。
自社の業務に最も適したシステムを選ぶために、操作性、カスタマイズ性、連携機能などのポイントをしっかりと検討しましょう。
また、導入後のサポート体制も忘れずに確認します。
