コロナ禍ですっかりリモートワークが定着しました。
それ以降、最も普及した機能は、Web会議システムだったかもしれません。
Web会議システムは、多くの企業や個人にとって、今や欠かせないツールとなっています。
最近はリモート打ち合わせをしない日はないという方も多いのではないでしょうか。
それほどまでに普及したWeb会議ですが、使えるシステムは多種多様で、豊富な選択肢があります。
利便性が高く人気のWeb会議システムを厳選し、導入のメリット・デメリットや選び方のポイントについて解説します。
また、無料プランの有無、接続人数、機能の違いなども比較し、条件に合致したシステム選びをサポートします。
Web会議システムとは
Web会議システムとは、インターネットを介してリアルタイムで音声、映像、資料などを共有し、遠隔地にいる複数の参加者とコミュニケーションを取るためのソフトウェアです。
テレワークが定着し、リモートでの打ち合わせが非常識ではなくなったため、企業の導入率が急速に高まっています。
オフィスにいなくても、自宅や外出先などから会議に参加できるので、場所の制約がなくなり、生産性向上、業務効率化、コスト削減が実現できます。
ビデオ通話、チャット、画面共有、ファイル共有、録画機能などが搭載されているので、情報共有が容易になり、議論もスムーズに行えます。
最新バージョンは、AI議事録作成機能が追加されており、発言のテキスト化や要約を自動で処理してくれます。
一般的に使用率が高いWeb会議システムは、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどでしょう。
その他、国内ベンチャー企業が提供しているサービスも複数あり、それぞれ無料プランから有料プランまでのオプションが揃っています。
専用のハードウェアは不要で、パソコン、スマホ、タブレットなど、ネット接続可能なデバイスがあれば、すぐに利用可能ですが、インターネット環境次第で会話や映像が途切れてしまうリスクがあるため、システム選定の際は、安定性や信頼性を優先します。
また、秘匿性の観点から、セキュリティ対策もポイントになるでしょう。
このようにWeb会議システムは、場所に拘束されない柔軟な働き方や業務効率化をサポートするツールで、今後は本格的なAI化やその先のメタバース化も予測されているので、その重要性は増していくと考えられています。
Web会議システムの導入メリット
Web会議システムは、インターネット経由で音声・ビデオ通話を行い、リアルタイムでのコミュニケーションを実現するツールです。
移動時間や交通費などのコストが削減でき、業務効率向上が実現できます。
また、同じ時間に異なる場所から複数人が会議に参加できるため、産休や育休のメンバーがいても柔軟に対応でき、意思決定のスピードアップに役立ちます。
移動が不要
通勤や出張が不要になるので、交通費や人件費などのコストが削減できます。
低コスト
多くのクラウド型システムには無料プランやリーズナブルな月額プランが用意されています。大組織の本格運用でなければ無料プランで対応できるでしょう。
テレワークをサポート
インターネット環境があれば、外出先からでも簡単にアクセスできるため、場所を問わず会議に参加でき、勤務形態の自由度が向上します。
迅速な意思決定
緊急の会議設定が容易で、出張中の社員や遠隔地にいるメンバーとも即座に意思決定が行えます。
Web会議システム導入のデメリット
Web会議システムはおおむね有用ですが、デメリットも存在します。
通信状況に依存
インターネットの接続状況に依存するため、不安定な環境下では音声や映像が不明瞭になる可能性があります。事前に通信テストを行い、バックアップの接続方法を用意するとよいでしょう。
表情や雰囲気が分かりにくい
画面越しのコミュニケーションになるので、対面のように相手の反応が伝わりにくく、いわゆる「空気が読めない」状態になる場合があります。高画質カメラや適切な照明を用意し、環境を整え、臨場感を演出する工夫があるといいでしょう。
Web会議システムの選び方
適切なWeb会議システムを選ぶには、以下のポイントを考慮します。
安定した接続
会議中に音声や映像が途切れると、会話がスムーズに進まず、情報の伝達に支障をきたします。高速かつ安定したインターネット接続への対応を確認しましょう。
セキュリティ対策
個人情報や社内の機密情報が流出するリスクは絶対に避けなければいけません。暗号化技術やデータ保護に信頼のおけるシステムを選ぶべきです。
操作性
UIに優れ、誰でも直感的に操作できるシステムが理想です。多機能であるほど使い方が難しくなるため、ITに不慣れな人が使う場合、操作のしやすさが重要な選定基準となります。
おすすめのWeb会議システム
人気のWeb会議システムの中から、特にユーザーの多いシステムをピックアップし、その機能や料金プランを比較しました。
Zoom、Microsoft Teams、Google Meetは、無料プランの充実度が高く、初めてWeb会議システムを利用する企業にもおすすめです。
Zoom
簡単な操作と豊富な機能が特徴で個人から大企業まで幅広く利用される代表的なWeb会議システムです。
無料プランの特徴
最大100名まで接続可能で、最長40分のリモート会議が開催できます。
有料プラン
40分以上の会議や高度な管理機能が必要な場合に有料プランがおすすめです。
ＺＶＣ ＪＡＰＡＮ株式会社
Microsoft Teams
マイクロソフトのWeb会議システムで、Officeとの連携で文書の共同編集や会議管理が簡単にできます。
Office連携
WordやExcelなど、Office製品との連携が容易で、ドキュメントの共同編集が可能です。
高度なセキュリティ
マイクロソフトの高度なセキュリティ基準で運用されるので、情報漏洩リスクは少なく、安全に会議が開催できます。
Google Meet
Googleサービスとの連携で、スムーズなスケジュール管理が可能になっています。
シンプルな操作性
Google特有のシンプルなUIでブラウザから簡単に利用できるため、IT知識が少なくても操作しやすいでしょう。
G Suiteとの連携
GoogleカレンダーやGmailと連携し、スムーズなスケジュール管理が可能です。
グーグル合同会社
Cisco Webex Meetings
高度なセキュリティ機能が搭載されており、企業向けWeb会議システムとして高い評価を得ています。
Skype for Business
Web会議システムの黎明期からあるサービスで、シンプルで使いやすく、小規模な会議に最適です。
Whereby
URLひとつで会議が始められ、インストール不要で手軽に利用が可能です。
BlueJeans
映像品質が高いので相手の表情などが把握しやすく、安定した接続が求められる会議に適しています。
Jitsi Meet
オープンソースのWeb会議システムで、コストを抑えつつ利用したい場合におすすめです。
Zoho Meeting
最大100名までの参加が可能で、リーズナブルなプランが魅力なWeb会議システムです。
GoToMeeting
さまざまなデバイスに対応する柔軟性が魅力で、外出先からの参加もスムーズに行えるメリットがあります。
まとめ
Web会議システムは、働き方の多様化が進む現代において、コミュニケーションと業務効率化を両立させるための欠かせないツールになっています。
もはや、Web会議システムのない働き方は想像ができないレベルになっているかもしれません。
コスト削減、意思決定のスピードアップ、柔軟な働き方のサポートなど、多くのメリットがあるため、今後も企業への導入が進むのは間違いないでしょう。
一方、インターネット環境への依存やコミュニケーションの難しさといった課題も残されていますが、AI化やメタバース化への進化でこれらを克服すると期待されています。
また、AIによる同時通訳も実現されそうなので、言葉の壁を超え、世界中の人とコミュニケーションが取れる日も近づいていると思われます。
Web会議システムの選定では、自社のニーズや利用環境に適したシステムを比較検討します。
今後も多様な機能の追加が予想されるので、開発余力があり、拡張性に期待が持てるWeb会議システムを選んでおくのも、ひとつの選択方法になります。
