人事サービスとは
人事サービスとは、人事関連業務支援サービスの総称ですが、その範囲は「業務代行」から「システム提供」、「戦略立案」から「コンサルティング」までとても幅広いのが特徴です。
人事の仕事は「採用」「教育」「評価」「人事戦略・制度の策定」「労務管理」と極めて広範のため、業務負荷が多く、作業ミスが発生するなど、多くの課題がありました。
この改善策のひとつの答えが「人事サービス」なのです。
近年では、ITツールによる効率化で業務の精度向上が実現されています。
人事サービス会社のサービス内容
採用媒体
新卒採用
新卒採用サイトは、CMでよく目にする業界大手だけではなく、「業界特化型」「人材タイプ別」など、多様な媒体が存在しています。
また、AIの活用などで求人媒体の性格も様変わりしてきています。
一方、少子化の影響から、潜在求職者にアプローチするダイレクトリクルーティングも盛んになってきました。
従来の求人媒体を利用して募集をかける「待ち」の採用手法だけではなく、積極的に求める人材を探し、直接連絡を取る「攻め」の手法も併用する時代になってきたといえます。
今後はタイプ別での複数媒体の併用など、企業の媒体戦略が問われるでしょう。
中途採用
中途採用のジャンルでも媒体のセグメント化が進んでいます。
採用戦略に適した媒体を活用する中途採用は、もはや常識になっているといっても過言ではないでしょう。
中途採用専門媒体への出稿が定番の方法ですが、ダイレクトリクルーティング市場も活発化しています。
新卒採用同様、優秀な人材は待つだけでは採用できなくなっています。
採用管理システム
これまでは採用活動をエクセルなどで管理するケースが一般的でした。
しかし今では、応募から採用に至るまでのプロセス管理をシステム化した「採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）」を採用する企業が増えています。
採用の過程がひとつのシステム上で一元管理できるため、業務が格段に効率化でき、管理のミスも激減します。
人事労務
勤怠管理システム
従業員の出勤、退勤、休暇、残業などの勤務情報を管理するためのソフトウェアの総称で、業種や規模を問わず、効率的な就業管理ができるようになっています。
近年はクラウドでのサービス提供が主流となっており、どこからでも従業員の労働時間の把握や給与計算などが簡単にできるようになっているので、リモートワークにも対応できます。
労務管理システム
社会保険、労働保険、年末調整などの従業員の労務手続きを自動化できるソフトウェアです。
労務管理情報を集約しているため、システム上で簡単に書類が作成できます。
また、統計や分析などの便利機能もあり、労働管理に必要な情報を一元的に提供してくれます。
給与計算ソフト
社会保険料や所得税を含む、給与に関する計算を自動化するソフトウェアです。
給与明細の作成、年末調整や社会保険の基礎算定などにも対応します。
近年ではクラウドへの移行が進んでいます。
研修・育成
eラーニング
コロナの影響もあり、従来の対面型研修だけではなく、eラーニングの機会が増えてきました。
教材の印刷代や会場レンタル料、交通費などのコスト削減、会場手配やスケジュール調整の時間削減、資料制作や進捗管理の手間の削減などのメリットがあり、研修の効率化を図ることができます。
人事評価・目標管理
タレントマネジメントシステム
人材管理を支援するためのソフトウェアで、社員が持つスキルや知識、経験値などを一元管理し、それを可視化することで適材適所な人材配置や適切な人材育成、キャリアパスの設計、トレーニングや研修などに活かすシステムです。
人事評価システム
従業員の人事評価を適正かつ効率的に行うソフトウェアです。
目標設定、評価基準、評価フォームなどの設定、パフォーマンスの測定、実際の評価を一元化できます。
評価プロセスの効率化により、コストが削減できる上に、評価の公平化で従業員満足度が向上するため、生産性に好影響を与えます。
評価を科学的に分析できるメリットもあり、規模の大小を問わず多くの企業で導入が進んでいます。
定着・離職防止
健康管理システム
ストレスを含む、従業員の健康関連データを一括管理するシステムです。
担当業務や勤務時間などの労働環境と、健康診断の結果やストレスチェックの記録が一元管理できるので、健康リスクがある従業員を把握しやすくなります。
また、従業員の健康状況と働き方を同時に管理できるため、部署単位での労働環境が把握でき、職場環境の改善策を考えやすくなるメリットがあります。
福利厚生
オフィスコンビニ
ドリンクや軽食などをオフィス内に常設するサービスです。
従業員が外出することなく、飲食品を購入できるため、時短にも貢献します。
コスト削減や人手不足などを理由に社員食堂や売店を閉鎖する企業が増えていますが、その不便を補うことができます。
給与前払いサービス
給料の一部を給料日前に振り込んでもらえる先払いサービスです。
急な出費など、直近のお金に困ったときには便利です。
社員には意外とメリットが大きい福利厚生制度として注目を集めています。
働き方
テレビ会議・Web会議システム
コロナ禍以降、リモートワークが増える中、テレビ会議・Web会議システムは急速に普及し、今や一般的なツールとして定着しました。
遠隔地同士でも資料やアプリケーションなどをリアルタイム共有できるため、対面の打ち合わせよりも便利との評価もあるくらいです。
グローバル化の進展により、今後益々需要は高まるでしょう。
出張交通費の削減や業務効率向上などに大きく役立つことは間違いありません。
会議の記録や録音、資料の共有など、便利な機能も追加されています。
人事サービス導入のメリット
人事サービス導入のメリットは「人事労務手続きの効率化」「情報管理の効率化」「評価業務の精度向上」などです。
人事労務手続きの効率化
人事業務は、勤怠管理、給与計算、休暇管理、健康診断の実施、労働保険・社会保険への加入手続きなどの実務に加え、様々なコミュニケーションが発生するため、その作業量は膨大になり、担当者の負荷が増加していました。
しかし、人事サービスの導入で、書類手続きをWEBに置き換えたり、社員への個別対応を一括対応に集約するなどの効率化が進められるのです。
これにより大幅なコスト削減も実現できるようになります。
情報管理の効率化
人事システムの導入により、膨大だった従業員や組織の情報を簡単に管理することができるようになります。
従業員・組織情報を一元管理することで、情報のインプットとアウトプット、また社内での共有が容易になります。
また、労働法や労働環境に関する規則などが簡単に共有できることから、遵守・徹底されるようになり、法的トラブルを未然に防ぐことができようになります。
評価業務の精度向上
人事評価業務は公平性の担保が大前提ですが、対象者数の増加により作業が膨大となり、ミスが発生しやすくなるリスクがありました。
また、評価指標が曖昧になり、属人的な評価になる懸念もありましたが、人事システムの導入で公平性や精度を維持できるのです。
その結果、組織戦略に沿った人材育成プログラムが実施できるようなり、組織の成長に必要な人材を活用することも容易になるのです。
人事サービス導入のデメリット
人事サービス導入の最大のデメリットは「コストの増大」でしょう。
外注化を進めると、当初予定していなかった改革が必要になり、さらにコストがかさむ可能性があります。
現業のコストを正確に把握した上で、費用対効果の観点で人事サービスを導入する必要があります。
また、人事情報漏洩のリスクもあるので、その対応も不可欠になります。
人事サービスを選ぶポイント
実績やノウハウ
人事サービスの質は、実績やノウハウに比例します。
業歴やクライアント数などをひとつの指標にするといいでしょう。
経験豊富な会社は蓄積されたノウハウを使い、最適な提案をしてくれる可能性が高くなります。
得意分野
人事サービス会社には得意分野があります。
新卒採用を得意としている会社に、人事制度の設計を依頼しても、あまりいい結果にはなりません。
人事サービス会社だからといって、すべてを頼めるわけではありません。
人事関連の課題は企業毎の独自性があるため、当然、求める解決策も違います。
人事サービス会社から出されるソリューションが、自社の課題とマッチしているかを見極める必要があります。
コンサルタントとの相性
人事サービス会社に優れた実績やノウハウがあっても、最後は担当者同士の相性が重要になります。
馬が合わなかった場合、適切なコミュニケーションが取れず、解決策を導き出せなくなるリスクがあります。
担当者の経験はもちろんですが、人柄やコミュニケーション能力をチェックすることが必要です。
