グループウェアは、コミュニケーションの迅速化、情報共有の円滑化、業務プロセスの管理などを担う、企業の生産性向上に欠かせないツールです。
リモートワークの普及に伴い、地理的、または心理的な距離を超え、効率よく連携するための基盤として、多くの企業が導入を進めています。
グループウェアの導入により得られるメリット、選定時のポイント、また無料・有料の人気ツールを比較しながら、最新のおすすめグループウェアとその選び方について詳しく解説します。
これから導入を検討している方や現行ツールのリプレイスを考えている方にも役立つ内容です。
グループウェアとは
グループウェアとは、組織内の業務効率化やコミュニケーション促進を目的としたソフトウェアの一種で、主に社内メンバー同士の情報共有やタスク管理の円滑化に使用されます。
多機能をひとつのプラットフォームに統合していますが、具体的には以下の機能に分類されます。
コミュニケーションツール
メール、チャット、ビデオ通話、掲示板などを通じて、社内の円滑なコミュニケーションを支援します。
スケジュール管理
会議やタスクのスケジュール調整、出席者確認、会議室の予約など、業務の時間管理を一元化します。
ファイル共有
ドキュメント、画像、動画などのデータを効率的に共有します。
アクセス権や共同編集機能を備え、安全性も配慮されています。
タスク管理とワークフロー
業務進捗を可視化し、承認プロセスも簡易化して、プロジェクト管理や日常業務の効率化に寄与します。
セキュリティ機能
情報保護のため、暗号化、アクセス権管理、二段階認証などのセキュリティ機能が充実しています。
導入メリット
コミュニケーション活性化
メール、チャット、掲示板などの機能により、迅速な社内外連絡が可能になります。
情報共有の円滑化
ファイル共有やドキュメント共同編集機能により、チーム間の資料共有が容易になります。
ワークフロー管理
ワークフロー機能で承認フローや休暇申請などが電子化でき、業務効率化が実現します。
リモートワークの促進
時間と場所を問わずアクセス可能で、リモートワークでも業務が滞らないようサポートされます。
グループウェア選びのポイント
機能明確化
グループウェアに求める機能を明確にします。
チャット、スケジュール管理、ファイル共有、タスク管理、ワークフロー管理、会議予約などが用意されていますが、自社業務に必要な機能をリストアップしながら、取捨選択していきます。
セキュリティ
業務上の機密情報を扱うため、セキュリティ対策は最重要です。
パスワード管理、二段階認証、暗号化機能が備わっているか、またデータの保存場所などを確認しましょう。
クラウド型グループウェアは、運営会社のデータ保護体制や信頼性も調査します。
サーバーの種類
クラウド型は導入コストが抑えられ、リモートワークにも対応しやすい利点があります。
オンプレミス型は社内サーバーに設置するため、カスタマイズ性やセキュリティを管理したい企業に適しています。
自社のIT環境やエンジニアの有無、コストバランスなどを考慮し、適切なタイプを選びます。
操作性
操作性も選定時の重要なポイントです。
UIに優れ、直感的に操作でき、モバイルにも対応しているグループウェアは、利用率と利用頻度が高まり、生産性向上に寄与します。
無料トライアル可能なグループウェアも多いので、実際の使用感を確認します。
おすすめのグループウェア
Google Workspace（旧G Suite）
Google Workspaceは、Gmail、Google ドライブ、Google カレンダーなどのGoogleアプリをひとつのプラットフォームで利用できるグループウェアです。
直感的な操作性、Googleならではの信頼性と高度なセキュリティに特徴があります。
使い慣れていることもあり、スムーズな移行が可能になるでしょう。
Microsoft 365
Microsoft 365は、Office製品を使い慣れている企業から多くの支持を集めます。
Excel、Word、Teamsなどを統合し、シームレスな業務連携を実現します。
大容量のストレージ（OneDrive）とビジネスチャット機能も搭載されており、あらゆるビジネスシーンに対応します。
サイボウズ Office
国内向けに設計されたサイボウズ Officeは、シンプルなUIとカスタマイズ性に特徴があります。
稟議や報告書のワークフロー機能が充実しており、日本企業独自の業務形態に対応しています。
クラウド版とオンプレミス版があり、導入規模に応じたプランが選べます。
kintone
kintoneは、サイボウズが提供するアプリ作成型のグループウェアで、柔軟な業務管理が可能です。
業務プロセスに応じてアプリを自作でき、タスク管理やプロジェクト管理など、用途に応じてカスタマイズできる点が特徴です。
導入の注意点
コストパフォーマンス
必要な機能を満たす範囲でのコストバランスを検討しましょう。
高機能なグループウェアほど料金が高くなります。
必要機能を取捨選択し、予算とのバランスを考慮しながら、最適なプランを選びます。
サポート体制
既存のグループウェアから新たなグループウェアに切り替える場合、データ移行や社員のトレーニングなどが必要になります。
リプレイス後はトラブルがつきものなので、サポート体制の有無が重要なポイントになります。
サポート体制の充実具合で、導入の価値が決まるといっても過言ではありません。
まとめ
グループウェアの選定には、真のニーズや業務プロセスを十分に考慮し、最終的なゴールをイメージしなければいけません。
Google WorkspaceやMicrosoft 365のようなグローバルツールから、サイボウズやkintoneなど日本企業向けのツールまで、幅広い選択肢があります。
それぞれの特徴を比較し、自社の成長と業務効率化に最も適したグループウェアを導入できれば、ビジネスに新たな推進力を与えられるでしょう。
