おすすめのグループウェア選び方ガイド｜社内交流円滑化

グループウェアは、コミュニケーションの迅速化、情報共有の円滑化、業務プロセスの管理などを担う、企業の生産性向上に欠かせないツールです。

リモートワークの普及に伴い、地理的、または心理的な距離を超え、効率よく連携するための基盤として、多くの企業が導入を進めています。

グループウェアの導入により得られるメリット、選定時のポイント、また無料・有料の人気ツールを比較しながら、最新のおすすめグループウェアとその選び方について詳しく解説します。

これから導入を検討している方や現行ツールのリプレイスを考えている方にも役立つ内容です。

グループウェアとは
導入メリット
グループウェア選びのポイント
おすすめのグループウェア
導入の注意点
1. コストパフォーマンス
2. サポート体制
まとめ
グループウェア提供企業

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内の業務効率化やコミュニケーション促進を目的としたソフトウェアの一種で、主に社内メンバー同士の情報共有やタスク管理の円滑化に使用されます。

多機能をひとつのプラットフォームに統合していますが、具体的には以下の機能に分類されます。

コミュニケーションツール

メール、チャット、ビデオ通話、掲示板などを通じて、社内の円滑なコミュニケーションを支援します。

スケジュール管理

会議やタスクのスケジュール調整、出席者確認、会議室の予約など、業務の時間管理を一元化します。

ファイル共有

ドキュメント、画像、動画などのデータを効率的に共有します。

アクセス権や共同編集機能を備え、安全性も配慮されています。

タスク管理とワークフロー

業務進捗を可視化し、承認プロセスも簡易化して、プロジェクト管理や日常業務の効率化に寄与します。

セキュリティ機能

情報保護のため、暗号化、アクセス権管理、二段階認証などのセキュリティ機能が充実しています。

導入メリット

コミュニケーション活性化

メール、チャット、掲示板などの機能により、迅速な社内外連絡が可能になります。

情報共有の円滑化

ファイル共有やドキュメント共同編集機能により、チーム間の資料共有が容易になります。

ワークフロー管理

ワークフロー機能で承認フローや休暇申請などが電子化でき、業務効率化が実現します。

リモートワークの促進

時間と場所を問わずアクセス可能で、リモートワークでも業務が滞らないようサポートされます。

グループウェア選びのポイント

機能明確化

グループウェアに求める機能を明確にします。

チャット、スケジュール管理、ファイル共有、タスク管理、ワークフロー管理、会議予約などが用意されていますが、自社業務に必要な機能をリストアップしながら、取捨選択していきます。

セキュリティ

業務上の機密情報を扱うため、セキュリティ対策は最重要です。

パスワード管理、二段階認証、暗号化機能が備わっているか、またデータの保存場所などを確認しましょう。

クラウド型グループウェアは、運営会社のデータ保護体制や信頼性も調査します。

サーバーの種類

クラウド型は導入コストが抑えられ、リモートワークにも対応しやすい利点があります。

オンプレミス型は社内サーバーに設置するため、カスタマイズ性やセキュリティを管理したい企業に適しています。

自社のIT環境やエンジニアの有無、コストバランスなどを考慮し、適切なタイプを選びます。

操作性

操作性も選定時の重要なポイントです。

UIに優れ、直感的に操作でき、モバイルにも対応しているグループウェアは、利用率と利用頻度が高まり、生産性向上に寄与します。

無料トライアル可能なグループウェアも多いので、実際の使用感を確認します。

導入の注意点

コストパフォーマンス

必要な機能を満たす範囲でのコストバランスを検討しましょう。

高機能なグループウェアほど料金が高くなります。

必要機能を取捨選択し、予算とのバランスを考慮しながら、最適なプランを選びます。

サポート体制

既存のグループウェアから新たなグループウェアに切り替える場合、データ移行や社員のトレーニングなどが必要になります。

リプレイス後はトラブルがつきものなので、サポート体制の有無が重要なポイントになります。

サポート体制の充実具合で、導入の価値が決まるといっても過言ではありません。

まとめ

グループウェアの選定には、真のニーズや業務プロセスを十分に考慮し、最終的なゴールをイメージしなければいけません。

Google WorkspaceやMicrosoft 365のようなグローバルツールから、サイボウズやkintoneなど日本企業向けのツールまで、幅広い選択肢があります。

それぞれの特徴を比較し、自社の成長と業務効率化に最も適したグループウェアを導入できれば、ビジネスに新たな推進力を与えられるでしょう。

グループウェア提供企業

株式会社アフロフェアーインターネット

所在地	広島県広島市南区比治山町２番４号広洋ビル５階
従業員数	29人
設立年月日	平成17年
資本金	1,000万円
事業内容	大手企業向けシステム受託開発（一般企業、金融、自治体）案件管理、販売管理、在庫管理、グループウェアシステム開発及びＷＥＢ作成・ＷＥＢシステム開発　（特３４－３０１２７６）
代表者	佐藤　洋

株式会社アフロフェアーインターネット

大手企業向けシステム受託開発（一般企業、金融、自治体）案件管
理、販売管理、在庫管理、グループウェアシステム開発及びＷＥＢ
作成・ＷＥＢシステム開発　（特３４－３０１２７６）

フコクシステムサービス株式会社

所在地	長野県長野市大字東和田８０６番地
従業員数	14人
設立年月日	平成元年
資本金	4,400万円
事業内容	ソフトウェア開発・販売、ＰＣネットワーク構築、グループウェア構築　　　　　　　　　　　　　事務処理受託
代表者	林　　隆夫

フコクシステムサービス株式会社

ソフトウェア開発・販売、ＰＣネットワーク構築、グループウェア
構築　　　　　　　　　　　　　
事務処理受託

株式会社レッティ

所在地	愛知県名古屋市中区金山１丁目１４番１８号
従業員数	55人
設立年月日	平成15年
資本金	2,000万円
事業内容	ソフトウェア開発グループウェアパッケージソフト製造及び販売その他開発に係わる業務　　　　派２３－３００４９６
代表者	倉内　勝広

株式会社レッティ

ソフトウェア開発
グループウェアパッケージソフト製造及び販売
その他開発に係わる業務　　　　派２３－３００４９６

株式会社エム・エス・アイ

所在地	山形県山形市松栄１丁目５番７号
従業員数	67人
設立年月日	平成4年
資本金	2,000万円
事業内容	インターネット・イントラネット・グループウェア・データウェア等情報インフラシステムの企画・開発・構築及び各種業種・業務アプリケーションソフトウェアの開発販売。
代表者	金子　昌弘

株式会社エム・エス・アイ

インターネット・イントラネット・グループウェア・データウェア
等情報インフラシステムの企画・開発・構築及び各種業種・業務ア
プリケーションソフトウェアの開発販売。

株式会社ブレインワークス

所在地	兵庫県神戸市中央区三宮町１丁目４番９号
従業員数	30人
設立年月日	平成5年
資本金	3億220万円
事業内容	経営システムプロデュース・各種研修サービス・セキュリティ支援・システム構築サービス・グループウエア導入他
代表者	近藤　昇

株式会社ブレインワークス

・経営システムプロデュース・エマージンググローバルエリアビジネスサポート・リスクマネジメントサービス・コンテンツプロデュースサポート

日本トータルシステム株式会社

所在地	北海道札幌市厚別区下野幌テクノパーク１丁目２番８号
従業員数	52人
設立年月日	昭和54年
資本金	5,000万円
事業内容	業務アプリケーション開発。ＷＥＢサイトの構築、運用グループウェアパッケージの開発及び販売Ｗｉｎｄｏｗｓ対応パッケージソフトウェアの開発及び販売
代表者	赤坂　直美

日本トータルシステム株式会社

業務アプリケーション開発。ＷＥＢサイトの構築、運用
グループウェアパッケージの開発及び販売
Ｗｉｎｄｏｗｓ対応パッケージソフトウェアの開発及び販売

サイトブリッジ株式会社

所在地	徳島県徳島市昭和町３丁目６番地５板東ビル２階
従業員数	11人
設立年月日	平成12年
資本金	2,800万円
事業内容	自治体サイト向けＣＭＳ「Ｊｏｒｕｒｉ　ＣＭＳ」の開発および自治体公式サイトの構築。Ｗｅｂメールおよびグループウェア「Ｊｏｒｕｒｉ　ＰＷＭ」の開発およびシステム構築。　　　３６済
代表者	貴田　秀資