総務代行サービスの選び方｜総務代行のメリットとデメリット

総務代行サービスとは

総務代行サービスとは、文字通り総務部の仕事の外注化のこと。

具体的には備品や文書の管理、社内行事の運営など、総務関連業務の代行サービス全般を指します。

その定義は広く、中には経理や人事・労務、法務、コンプライアンス管理を含む場合もあります。

総務代行サービスの内容

一般的な総務の担当業務は広範で、企業規模により担当業務に違いが出ます。

備品、文書、WEBサイトの管理から、給与計算、労働保険、雇用保険、労働契約書の作成、人事データの管理などの人事関連を含む場合もあります。

また、収支管理、財務諸表の作成、税務申告、簿記などの経理・財務管理。

さらには法律相談、契約書の作成、税務申告、統計申告などの法務・税務・コンプライアンス管理。

場合によっては、広報、広告までを担当する場合があります。

総務代行サービスは、総じてこれらをカバーしますが、総務代行サービス会社によっては、提供サービスを限定していることもあります。

総務代行サービスの業務例

名刺管理
備品管理
契約書管理
電報/供花手配
郵送手配
イベント手配
全社的活動の推進役
保安・防災業務
情報セキュリティの整備
コンプライアンス関連業務
受付業務
福利厚生業務
安全衛生管理など

総務代行サービスが必要な理由

人手不足を補える

間接部門である総務部は少ない人数での運営を強いられるケースが多いでしょう。

その上、総務担当者には広範な知識やマルチタスク能力も求められます。

総務担当者の資質が社内運営の質を左右するといっても過言ではないのです。

どの企業も優秀な人材を総務要員に充てたいものの、簡単に適材適所の配置はできません。

そうなれば自ずとアウトソーシングが現実的な選択肢になるのです。

インターネットの普及

インターネットの普及により、管理業務のオンライン化が進展しました。

クラウドサービスの活用などにより、人員を社内に常駐させる必要がなくなったため、総務代行サービス会社が場所や時間の制約を受けず、業務を引き受けられるようになったのです。

業務の多様化

総務業務のIT化はメリットばかりではありませんでした。

多種多様なアプリやツールへの対応が必要となり、総務の担当業務はますます複雑になってしまったのです。

また、コンプライアンス意識の高まりや法令の複雑化も相まって、業務理解への難易度も年々上がっています。

これでは定期的なローテーションがある社内人材での対応が難しくなるため、外注化が現実的になったのです。

総務代行サービスのメリット

総務代行サービスのメリットの筆頭は「コスト」ですが、利点はそれだけではありません。

専門知識を持つ業者を活用することで、そのノウハウや知見を吸収することができるのです。

さらに、それをマニュアル化するなどで、プロのノウハウを社内の資産に転換することもできるのです。

属人化防止と品質と速度の担保

自社人材の場合、業務の属人化が懸念されます。

欠勤や休職、退職により、代わる人材がいなくなる可能性があり、業務が完全にストップしてしまうリスクがあるのです。

しかし、総務代行サービスであれば、人員管理は外部業者がコントロールするので、属人化の心配を払拭できます。

業務品質向上

総務代行サービスはその分野の専門知識を持つプロが対応するため、業務のクオリティが向上します。

「社内でコントロールしづらくなるため、逆に品質が心配」との声もありますが、それは杞憂でしょう。

SNS全盛の昨今、情報漏洩や内部通報のリスクは自社人材の方が高いかもしれません。

総務代行サービスであれば、厳しい契約に守られているので、むしろ安心して仕事を任せられます。

法改正対応はもちろん、コンプライアンス関連の対応も専門家による正確で迅速な業務が期待できます。

業務安定化

自社人材の場合、ジョブローテーションなどによる教育や引継ぎが発生します。

その雑務によって通常業務が圧迫される悪循環が生じていた会社も多いのではないでしょうか。

しかし、総務代行サービスであれば教育や引継ぎの手間を回避できるので、その労力をコア業務に投下できるのです。

これにより、目指したいクオリティが実現できるのです。

コスト削減

自社人材は業務量に関わらず一定の人件費が発生します。

産休や育休時には補充要員を用意するなど、益々固定費が膨らみます。

しかし、総務代行サービスを利用すれば、業務量に応じて委託量を調節できるため、最小のコストで運用が可能になるのです。

業務の可視化

総務代行サービス利用開始時には、業務ワークフローを作成するので、はからずも業務の可視化ができ、業務改善のヒントを掴むことができます。

また、総務代行サービス会社から業務改善のアドバイスを受けることもできるため、効率化が進みます。

生産性向上

帳票管理や備品購入などの非生産的な雑務を総務代行サービス会社に依頼できれば、自社人材は生産的なコア業務に専念できます。

雑務から開放され、より高度な業務にチャレンジできる自社社員はモチベーションを上げるでしょう。

総務代行サービスのデメリット

総務代行サービスには少ないながらもデメリットがあります。

リスクを回避しながら、最適な総務代行サービスを探しましょう。

時間のロス

総務代行サービスを活用する場合、社内での対応に比べ、緊急対応が難しく、また完了までの時間が長くなるケースがあります。

緊急の案件が多い場合は、常駐させる派遣型を選択する方法もあるでしょう。

柔軟対応

基本的にはマニュアルに沿って業務を遂行するので、イレギュラーな対応が難しい場合があります。

突発事態の際はその都度の確認が必要となり、社内対応より時間と手間がかかる場合があります。

とりわけ導入期はこうした事態が多くなります。

ノウハウの蓄積

あまりに総務代行サービスに依存してしまうと、社内に業務ノウハウが蓄積しにくくなります。

業務マニュアルの充実や処理履歴の共有、または定期的な研修などを行い、ノウハウの喪失を防止します。

情報漏洩リスク

総務代行サービスの利用時には、どうしても顧客情報や個人情報を提供しなければいけないケースがあります。

情報漏洩は重大なリスクで責任問題にも発展しかねず、ブランド毀損の可能性もあります。

「プライバシーマーク獲得」や「セキュリティ教育の実施」など、総務代行サービス会社のセキュリティ体制の確認は必須で、訪問による定期的なチェックも欠かせないでしょう。

クオリティコントロール

基本的に成果は社内でコントロールできず、総務代行サービス会社のレベルに左右されます。

最悪の場合、コストと時間ばかりがかかるかもしれません。

総務代行サービス依頼のコツ

前述の通り、各企業における総務業務の範囲は様々なので、総務代行サービス会社への依頼内容も違ってくるはずです。

まずは自社の総務の業務内容を確認した上、外注化できる業務の切り分けをします。

業務範囲の明確化

自社の総務業務の内容を洗い出した上、外注化したい業務が総務代行サービスの対応範囲かを確認します。

外注化の洗い出しの際は「コスト」「作業負荷」「専門性」「ルーティン業務」などの観点で検証します。

総務代行サービス会社によっては、外注化業務の洗い出しを手伝ってくれる場合もあります。

総務代行サービス会社の得意分野を確認

総務代行サービス会社には得意分野があります。

特に、法務・特許など専門的な業務を依頼する場合、または秘書業務や経理業務などの複数業務を統合して依頼したい場合は、専門性の確認が必要になります。

また、業務量に対応できる企業規模なども合わせて調査しましょう。

連絡手段とその内容

総務業務の外注化成功のポイントは頻繁な連絡にあります。

電話やメールだけでなく、リモートミーティングの開催など、積極的にコミュニケーションを取ってくれる総務代行サービス会社を選びましょう。

チャットや進捗状況を確認できるWEBツールを使っているかなどもチェックポイントです。

マニュアル化

外注化と並行して業務のマニュアル化が必要になります。

このマニュアル化を怠るとノウハウが社内に残らなくなります。

総務代行サービス会社の中には業務のマニュアル化に対応してくれるところがあります。

総務代行サービスの料金相場

総務代行サービスの料金形態は、主に下記の2パターンになります。

料金形態	目安料金
時間単位での設定	2,000〜4,000円
業務単位での設定	業務によってさまざま

時間単位で設定されている場合、多くは1時間での相場は2,000〜4,000円ほどです。

派遣社員を雇う感覚に近く、業務量と費用のコントロールがしやすくなります。

また、業務内容の縛りがないので、必要な業務に臨機応変の対応をしてもらえます。

一方で、業務単位で設定されている場合は、難易度により単価が様々です。

具体的な業務内容を提示し、見積を取るようにしましょう。

総務代行サービスの選び方

総務代行サービス会社を選ぶためには、「目的」「費用」「総務代行サービス会社の強み」の3つの観点で選ぶとよいでしょう。

目的で選ぶ

まずは「外注化の目的」を明確にします。

主に「人材不足対応」「コア業務への注力」「コスト削減」「業務効率化」などが目的になると思われます。

次に外注化の範囲を確定させます。

秘密保持の観点などから、どうしても外注化できない業務があるかもしれないので、適切な線引をしましょう。

総務代行サービスは、長期委託になりやすい傾向にあります。

長く付き合える信頼できる会社を選ぶことが重要です。

費用で選ぶ

現業のコスト計算も必要です。

現状、社内業務にどれくらいの費用がかかっているのかが把握できなければ、外注化の効果が計測できません。

現業のコスト計算ができたら、総務代行サービス会社から見積を取得します。

社内コストとその見積を比較し、費用対効果を計算します。

明確な数字を把握しないままで契約をすると成果も曖昧になります。

必ずコスト計算ありきの契約をしましょう。