経費精算業務は従業員にとって極めて面倒な作業です。
経営側においても効率化が避けられない課題として認識されているでしょう。
手動での経費精算は手間がかかり、ミスも発生しやすいため、多くの企業が経費精算システムの導入を検討しています。
経費精算システムとは
経費精算システムとは、経費の申請から承認、そして最終的な精算までをデジタル化し、自動化するツールです。
経費精算システムの利用で、発生した交通費、出張費、備品購入などの立替経費が簡単に処理でき、経理担当者の負荷も大幅に軽減します。
従来の紙の領収書や手作業の経費精算手続きをオンラインで効率化するので、人件費を圧縮できるのです。
フローの自動化
経費精算システムでは、従業員が経費申請を行うと定められた承認フローに従い、自動的に関連部門や上司に申請が回ります。
紙の介在がなく、承認プロセスが迅速化されるので、業務効率化が実現できます。
OCR機能による電子化
領収書を自動で読み取るOCR（光学文字認識）機能搭載システムも多く、スマートフォンで領収書を撮影するだけで申請が完了するため、精算プロセスが簡単になります。
紙の領収書を保管する手間が省け、倉庫も効率化できます。
経費の自動計算
交通系ICカードやモバイル決済アプリと連携し、経費を自動計算して、無駄なく申請できる機能もあります。
書き間違いなどがないため、経費精算の正確性が向上します。
申請者は手動入力の手間が削減でき、無駄な残業をしなくて済むようになります。
会計ソフト連携
多くの経費精算システムは、会計ソフトと連携しており、精算データが自動的に会計システムに転送される仕組みになっています。
この連携で経理部門の作業は大幅に削減され、効率的に決算管理ができます。
経費精算システム導入のメリット
業務効率化
手作業で行っていた経費精算が自動化され、ミスや漏れを防ぎます。
経理担当者の業務負担が大幅に軽減され、承認作業もスムーズに進みます。
全社での業務量が大幅に削減されるので、従業員の負荷が軽減できます。
ペーパーレス化の推進
OCR機能により、領収書をスマホで撮影するだけで簡単に電子化できるようになります。
電子化で、紙の保管・廃棄が不要になり、検索も容易になります。
コスト削減
紙の削減によるコスト圧縮に加え、長期間の書類保管が不要になるため、倉庫保管料が不要になります。
また、システム導入による業務効率化で人件費を大幅削減できます。
ミスの削減
OCR機能や自動計算機能により、手動での入力ミスを防止します。
また、申請忘れや期限後の申請などのヒューマンエラーがなくなります。
経費精算システム選択のポイント
入力補助機能
経費精算項目や申請方法が多岐にわたる企業には、領収書のOCR読み取り機能や交通費の自動計算機能が有用です。
モバイルICカードや交通系カードと連携できるシステムは、自動申請が可能で入力作業を大幅に削減しできます。
承認フローの柔軟性
承認フローが複雑な企業には、多段階承認や部門別承認が設定できるシステムがおすすめです。
1万円以上の経費は部門長の承認が必要なケースなど、細かな承認ルールを自社仕様に設定できるシステムがベストです。
他システムとの連携
経費データを会計ソフトとスムーズに連携できるシステムは、経理業務全体を効率化させます。
会計ソフトとのAPI連携やCSVデータの自動転送機能があるシステムを選べば、手動入力の負荷や転記ミスを防止できます。
コスト適合性
中小・ベンチャー企業には、導入コストが安く、操作が簡単なクラウド型システムが最適でしょう。
カスタマイズ性に劣りますが、従業員数が多くなければ、一部が手作業になっても結果的には安上がりになるはずです。
一方、大企業には複雑な承認フローや多言語対応機能が備わった高機能なシステムが適しています。
自社仕様にカスタマイズできる柔軟性と法改正などに対応できる拡張性があるシステムを選択してください。
まとめ
経費精算システムは、経費管理を効率化し、業務の生産性向上につなげる必須ツールになりつつあります。
それだけに競争も激しく、非常に多くの経費精算システムが乱立している状況になっています。
低価格なクラウド型から、カスタマイズ前提の大企業用サービスまでが用意されているので、導入には比較検討が欠かせません。
企業規模や業務内容、また予算などに応じて、最適なシステムを選びます。
一定の従業員数を超える企業は、会計ソフトとの連携や承認フローの自動化機能を活用し、経費精算業務をさらに効率化します。
経費精算システムの導入は、長期的に必ず人件費を上回る効果が出ます。
リプレイスすることがないよう、初期導入は慎重に行ってください。
