企業経営では、多くの契約が発生します。
その都度、自社分と相手分の2部を印刷し、自社の署名・捺印をして、郵送。
相手も署名・捺印して返送と、面倒な作業を強いられていました。
この無駄な作業負荷を軽減してくれるのが、電子契約システムです。
電子契約システムは、契約業務効率化とコスト削減に寄与するツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。
ペーパーレス化が進み、業務プロセスのデジタル化が進展しているので、導入は不可避かもしれません。
電子契約システムとは
電子契約システムとは、紙の契約書に代わり、オンライン上で契約の作成、署名、締結、保管を行うシステムで、近年急速に導入が進んでいます。
従来の紙ベースの契約プロセスをデジタル化し、契約業務の効率化やコスト削減を実現します。
具体的には、契約書の作成や共有、署名、法的効力を持たせるためのタイムスタンプ機能、契約書管理までの一連の流れをすべてオンラインで完結します。
主な機能
電子署名
契約書のデジタル署名を行い、契約の正当性や法的効力を保証します。電子署名には、契約当事者が自ら署名する「当事者型署名」と、電子契約サービス提供者が関与する「立会人型署名」の2種類があります。
タイムスタンプ
契約書に署名した日時を記録し、改ざん防止や証拠力を強化します。
ワークフロー機能
複数の承認者や部署が関わる場合、承認フローを管理し、迅速な契約締結をサポートします。
契約書管理
クラウド上で契約書を一元管理し、検索や更新期限の管理を効率化します。
導入目的
効率化
契約書の作成から締結、管理までの全プロセスを効率化し、紙の往来を省略できます。
コスト削減
印刷や郵送、保管にかかるコストや人件費を削減できます。
リモート対応
場所や時間の制約なく契約が締結できるので、リモートワークや国際取引にも対応できます。
法的効力
電子契約システムは、日本の電子署名法に基づき、法的効力を持ちます。
適切に実施された電子署名の法的効力は、紙の契約書の手書き署名と同等です。
電子署名法
日本では、電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）が2000年に制定され、電子署名が「契約当事者が意思を表示したことを示す手段」として法的効力を持つと認められています。
電子署名には、署名の真正性を保証し、適切な契約を証明するためのセキュリティ技術が求められます。
電子署名の種類
電子契約には、大きく分けて「立会人型署名」と「当事者型署名」の2方式があり、それぞれ法的効力が異なります。
立会人型署名
電子契約サービス提供者が署名プロセスを管理する形式で、サービス提供者が第三者として契約に立ち会い、契約当事者の指示に基づいて署名が行われます。この方式は、多くの電子契約システムで利用されており、相手方が同じシステムを使う必要がなく、利便性が高い特徴があります。
当事者型署名
契約当事者自身が署名を行う形式で、署名の証拠力が高く、なりすましなどのリスクが低いとされています。ただし、双方が同じ電子契約システムを利用する必要があり、導入コストや手間がかかります。
証拠力
電子署名には、契約書の真正性や変更不可性を保証する役割があります。
署名のデジタル証明やタイムスタンプの付与などで、契約書の価値を証明します。
訴訟でも、これらの技術的は有効とされ、契約の有効性を裏付けできます。
国際取引での法的効力
国際取引でも、電子契約システムは多くの国で法的に有効とされています。
欧州連合ではeIDAS規則に基づき、電子署名が法的効力を持ち、アメリカではESIGN法およびUETA法によって電子契約が認められています。
日本の電子契約システムの多くは国際的な法制度にも対応しており、グローバルなビジネスでも問題なく利用できます。
電子契約システムのメリット
コスト削減
紙の契約書を使う場合、印刷、郵送、ファイリング、保管などのコストが発生しますが、電子契約ではこの工程が不要で大幅なコスト削減が実現できます。
時間短縮
契約の作成から署名、締結までのプロセスがオンラインで完了します。
郵送や面談の手間を省き、契約締結にかかる時間を大幅に短縮できます。
また、ワークフロー機能により、承認手続きも効率化されます。
セキュリティ
暗号化、タイムスタンプ、電子署名などデジタル技術を用いるため、契約内容の改ざんリスクを最小限にします。
また、アクセス権の設定や履歴追跡機能により、契約書へのアクセスを完全に把握できるため、セキュリティ面での安心感が増します。
コンプライアンス
国内はもちろん、各国の法に準拠した署名方式により、法的効力が認められます。
適切に署名された電子契約は、紙の契約と同等の法的効力を持ちます。
また、契約の保存期間や更新管理も容易なので、コンプライアンス強化にもなります。
業務効率向上
契約書の自動作成、署名依頼の送信、契約書の保管や検索などの作業自動化で従業員の負荷が軽減されます。
また、クラウドサービスであれば、リモートワークでも問題なく作業ができます。
取引先との連携
取引先が電子契約システム未使用でも、立会人型署名であれば、取引先の負荷なく契約締結が可能です。
環境配慮
ペーパーレス化で環境負荷軽減が推進できます。
紙の使用量削減で、エコフレンドリーな企業として評価されます。
電子契約システムを選ぶ際のポイント
電子契約システムを選ぶ際には、コストや導入のしやすさを重視しがちです。
しかし、それだけではありません。
法的な信頼性やセキュリティ、業務に適した機能など、さまざまな要素を考慮し、最終決定をしていきます。
信頼性の確認
セキュリティ
電子契約は、取引相手の機密情報を扱うため、セキュリティが極めて重要です。
システムのセキュリティ基準を絶対視してください。
一般的に、ISO 27001などの国際的な情報セキュリティ基準に準拠しているシステムは信頼してよいでしょう。
また、データの暗号化や、契約の履歴を追跡できる監査証跡機能も不可欠です。
法的効力
日本国内では、電子署名法に基づいて電子契約が法的に認められていますが、システムがその要件を満たしているかを確認します。
コストパフォーマン
コスト比較
導入費用は、機能やプランで大きく異なりますが、中小・ベンチャーでは、コストパフォーマンスを重視します。
初期費用無料や無料トライアル期間の設定など、コスト面で優れたサービスは多くあります。
従量課金制と定額制
システムの料金体系も重要なポイントです。
従量課金制のシステムは、契約書の作成件数が少ない企業には適しています。
一方、大量の契約が見込まれる場合は、定額プランがおすすめです。
機能性
ワークフロー機能
契約書の作成から承認、署名、保管までの流れの効率化もシステム選定の重要な要素です。
特に大企業では、複数の承認者が関わるため、ワークフロー機能を重視します。
管理機能
契約書の保管や検索の簡便性も重要です。
クラウドで一元管理できるシステムは、契約書の更新や期限管理、過去の契約内容の迅速な検索が可能です。
操作性
UIの完成度を含めた操作性も重要です。
特に、多くの従業員がシステムを使う場合、直感的でわかりやすいインターフェースが必須で、間違いの防止を含め、業務効率に大きく影響します。
導入支援とサポート
システム導入時のサポート体制も考慮すべきポイントです。
導入支援やトレーニングが充実し、マニュアルも完備されているシステムは、初めての利用でも迷うことがなく、安心できます。
互換性と普及度
取引先の負担
取引先が同じ電子契約システムを使用していない場合、システムの互換性が問題になるかもしれません。
多くのシステムでは、取引先がアカウントを持たなくても契約に署名できる「立会人型署名」が採用されていますが、システム間の互換性は事前に確認しておいた方が安心できます。
普及度
利用社の多いシステムほど、取引先とのやり取りがスムーズになるでしょう。
世界では「DocuSign」、日本国内では「クラウドサイン」などが市場占有率が高いため、取引先が既に導入している可能性があり、スムーズな契約締結が期待できるかもしれません。
おすすめの電子契約システム
GMOサイン
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クラウドサイン
弁護士ドットコム株式会社
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BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営
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株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ
情報資産管理事業 保険代理店事業
みんなの電子署名
株式会社ベクターホールディングス
まとめ
電子契約システムを選定する際は、機能やコストを確認します。
セキュリティと法的効力を重視しつつ、操作性やサポート体制までを評価して、効果的な導入につながります。
また、取引先との互換性や普及度も考慮します。
