従業員が増えてくると問題になるのが、オフィス清掃です。
女性社員に清掃を依頼すると男女差別と抗議されるので、清掃自体を外注化せざるを得なくなっていきます。
社内で不満を持たれるよりは、コストをかけても外注化した方がリスクは少ないのです。
オフィス清掃を検討している方に、清掃のメリット、業者選定のポイント、適切なコストなど、オフィス環境の改善を目指す上で役立つ情報を提供します。
オフィス清掃とは
オフィス清掃とは、オフィス空間を清潔で快適に保つための清掃全般を指します。
具体的には、日常的な簡単な清掃から、定期的なメンテナンスや専門的な除菌作業など、多岐にわたる清掃作業が含まれます。
オフィス清掃など大した意味はないと軽視してはいけません。
オフィス環境の維持は「従業員の健康維持」と「生産性向上」のふたつの要素に強く寄与するといわれています。
従業員の健康維持
エアコンやカーペットなどに蓄積した汚れやカビの除去で、アレルギーや体調不良のリスクを低減できるとされています。
生産性向上
清潔なオフィス環境が社員間のコミュニケーションや連帯感を高めるきっかけにもなり得ます。
その結果が優秀な人材採用や離職の防止にもつながっていくのです。
また、来客の多い企業では、エントランスや会議室を含む清潔なオフィスが会社の印象向上にも貢献します。
それほどオフィス清掃は有形無形の効果があるのです。
オフィス清掃業者の選び方
オフィス清掃業者を選ぶ際のポイントを紹介します。
清掃内容と料金相場
オフィス清掃の守備範囲は広範です。
内容次第で大きく料金が異なるため、依頼箇所や頻度を明確にします。
エアコンのフィルター掃除、フロアのワックスがけ、トイレ清掃などはオプション料金として追加されるのが一般的です。
清掃時間
オフィス清掃は主に業務時間外の早朝や夜間に行われますが、中には業務時間内の清掃プランを提供しているケースもあります。
業務への影響を考慮しながら、発注する時間帯を選ぶとよいでしょう。
エリアと規模
エリアやオフィス規模で料金設定が異なるので、自社のニーズに合う業者を選びます。
中小規模のオフィスに特化した業者や全国対応している大規模な業者もあります。
オフィス清掃のメリット
専門知識と技術
オフィス清掃業者は、清掃用専門機器やプロ用洗剤を使いこなせる技術があり、日常清掃で落とせない汚れにも対応できます。
特に高所の窓拭きやエアコンクリーニングは、専門業者に依頼する方が確実で安全です。
時間と労力の節約
業者委託で、社員は本来の業務に集中でき、業務効率が向上します。
特に当番制のトイレ掃除などでモチベーションを落とす社員が多いので、外注化により社員の不満を解消できます。
衛生面の向上
専門業者の技術でホコリやカビを取り除くので、社員の健康リスクを軽減できます。
エアコン内部の清掃や除菌対応は、アレルギーや風邪の予防に効果的です。
オフィス清掃の頻度と清掃箇所
日常清掃
日常的に掃除が必要な場所には、デスク周りやトイレ、共用スペースが含まれます。
これらの場所は毎日清掃することが推奨され、汚れが蓄積しないようにこまめな掃除が必要です。
定期清掃
フロアのワックスがけやカーペットのクリーニング、エアコンクリーニングなどは月に1回程度の定期清掃が適しています。
目立たなくても、確実に汚れは蓄積しています。
定期的なメンテナンスにより、汚れの蓄積を防ぎ、オフィスの美観を維持しやすくします。
特殊清掃
照明器具や天井の換気扇、窓のサッシなどは、年に1～2回の清掃が推奨されます。
これらの箇所は、日常の清掃が行き届かないため汚れが溜まりやすく、定期的に業者に依頼するのが効率的です。
オフィス清掃の注意点
オフィス清掃業者への依頼時には、以下の注意が必要です。
鍵の預け方とセキュリティ管理
夜間清掃の場合、オフィス清掃業者にオフィスの鍵を預ける必要があるかもしれません。
盗難や情報漏洩リスクを考慮し、信頼性のある業者を選び、セキュリティ管理体制を確認しなければいけません。
清掃用具の準備と費用負担
多くのオフィス清掃業者は清掃用具や洗剤を持参してきますが、人員の派遣のみで用具は依頼主負担にするオフィス清掃業者もいるようです。
負担有無を事前に確認し、見積金額を再確認しておくとよいでしょう。
オフィス清掃を定着させるコツ
自社対応できない専門的な清掃はオフィス清掃業者に依頼するしかありませんが、日常の簡易な清掃は自社対応できるかもしれません。
これだけでも外注費用は低減できるので、オフィス清掃を効率よく定着させるための方法を紹介します。
曜日と時間を固定
オフィスの清掃の習慣化には、曜日や時間帯を固定し、ルーティンワーク化させると効果的です。
短時間で済む日常清掃を取り入れることで、清潔なオフィスを維持しやすくなります。
全員参加の促進
社内清掃には全社員が参加するようにし、差別感を排除します。
清掃を通じて他部署の社員と交流する機会にもなり、コミュニケーションの向上にもつながります。
収納グッズの活用
オフィスに収納グッズを導入すると整理整頓がしやすくなり、清掃の手間が減ります。
特にデスク周りの小物整理に効果があり、オフィスの清潔感向上にも寄与します。
まとめ
オフィス清掃は、健康維持や生産性向上、企業イメージの向上に寄与する重要な業務です。
清掃内容や頻度を明確にした上で、適切な業者を選び、効率的に清掃を依頼します。
また、社員全体で清潔感を保つ意識を高めれば、快適な職場環境を維持しやすくなります。
