近年、ビジネスチャットツールは業務効率向上の必須ツールとして、多くの企業で採用されています。
リモートワークの普及に伴い、迅速なコミュニケーションと情報共有が求められる中で、ビジネスチャットツールは欠かせない存在になっています。
おすすめのビジネスチャットツールを機能性、使いやすさ、価格、セキュリティなどの観点から詳しく比較し、選び方のポイントや導入事例も紹介します。
ビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールとは、企業内外でのコミュニケーション効率化のために使用されるオンラインメッセージングツールです。
従来のメールとは異なり、リアルタイムでのやり取りが可能で業務の迅速化や効率化に貢献します。
主な機能は、テキストチャット、ファイル共有、タスク管理、ビデオ通話などで、特にリモートワークを導入している企業では、欠かせないコミュニケーションツールになっています。
ビデオ・音声通話
テキストだけでなく、ビデオや音声を通じてのコミュニケーションも可能で、リモート会議や打ち合わせも対応できます。
リアルタイムコミュニケーション
メッセージの即時送受信が可能で、会話の遅延を減らせるため、スピーディーに意思決定できます。
ファイル共有
WordやExcel、画像、動画などを簡単にチャット内で共有でき、作業のスムーズな進行をサポートします。
タスク管理
メンバーへのタスクの割り振りや進捗管理機能を持つツールも多く、プロジェクトの効率的な運営をサポートします。
メールとの違い
ビジネスチャットツールとメールは、どちらもコミュニケーション手段ですが、用途や機能に大きな違いがあります。
リアルタイム性
ビジネスチャットツールはメッセージを即座に送受信できるため、リアルタイムでのコミュニケーションが可能です。
通知も瞬時に届くため、時間の無駄が排除でき、迅速な意思決定が求められる状況で非常に有効です。
メールは基本的に非同期型のコミュニケーションで、相手がメッセージを開封し、返信するまでに時間を要する場面が多く、即時性に欠けます。
情報の整理と管理
ビジネスチャットツールのチャットはスレッド形式で、プロジェクトやトピック別に管理できます。
複数のプロジェクトを並行して進行する場合でも、情報を混乱させずに管理できます。
メールは受信トレイで一括管理されるため、プロジェクトやトピックが複雑になると、スレッドやフォルダで整理しなければならず、管理が困難になります。
コミュニケーション速度
ビジネスチャットツールは短文のやり取りがしやすく、メッセージの返信や追加情報のやり取りがテンポよく進むため、日常業務や会話ベースのやり取りに適しています。
また、絵文字やリアクション機能もあるため、簡単に感情を表現できます。
メールは長文で詳細な情報を伝えるのに適しており、フォーマルなやり取りに使われますが、スピーディーなコミュニケーションには不向きです。
ファイル共有
ビジネスチャットツールはファイル共有が簡単で、ドラッグアンドドロップでのファイル添付やGoogle Drive、Dropboxなどのクラウドストレージとの連携もスムーズです。
また、チャット内で送られたファイルを後から簡単に検索できます。
メールでもファイルの添付は可能ですが、添付ファイルの容量に制限があったり、クラウドストレージとの連携がチャットほどスムーズではありません。
複数メンバーでの会話
ビジネスチャットツールは、ひとつのチャネルで複数のメンバーが同時に会話でき、プロジェクトごとにグループやチャットルームを作成し、必要なメンバーだけで情報共有できます。
また、特定のメンバーに対して直接的にメンションを送れ、個別のコミュニケーションも可能です。
メールでもCCやBCCで複数のメンバーに情報を共有できますが、グループ全体での即時的な会話には不向きです。
また、返信が一部のメンバーにだけ届く場合もあり、情報の共有が途切れることがあります。
タスク管理
多くのビジネスチャットツールにはタスク管理機能があり、チャット上でタスクを作成し、担当者を割り振り、進捗の共有が可能になっています。
メールにはタスク管理機能はないため、タスク管理ツールを併用しなければなりません。
通知機能
ビジネスチャットツールは特定のキーワードやメンションに通知を設定できるなど、重要な情報を見逃さないように設計されています。
また、モバイル端末でも即座に通知を受け取れます。
メールの通知機能は基本的に受信トレイの設定に依存し、リアルタイムの通知には手動で設定が必要です。
また、重要なメールがスパムに振り分けられる場合があり、重大な問題に発展するリスクがあります。
ビジネスチャットツールは、リアルタイムでのコミュニケーション、情報の整理、ファイル共有、タスク管理など、業務を効率化するための多機能なツールです。
対して、メールは正式なやり取りや長文のコミュニケーションに向いており、よりフォーマルなビジネスコミュニケーションで使用されます。
ビジネスチャットツールの導入メリット
ビジネスチャットツールの導入で、以下のメリットが得られます。
迅速な意思決定
リアルタイムのコミュニケーションにより、即座に意思決定が可能となり、業務のスピードアップが図れます。
効率的な管理
重要な資料やタスクを一元管理できるため、漏れが少なく、プロジェクトの進捗状況も簡単に共有できます。
外部との情報共有
万全なセキュリティ対策による安心・安全な環境なので、クライアントや外部パートナーの機微に触れるセンシティブな情報でも問題なく共有が可能になります。
チーム間の情報共有
プロジェクトごとにチャネルやグループを作成すれば、情報が整理され、見落としが減り、管理しやすくなります。
リモートワークに最適
場所を問わず、どこからでもアクセスできるため、対面の壁はなくなり、リモートワークでもスムーズでタイムリーなコミュニケーションが可能になります。
ビジネスチャットツール選択時のポイント
必要な機能の明確化
ビジネスチャットツールを選ぶ際は、まず自社に必要な機能を洗い出します。
基本的なチャット機能に加えて、ビデオ通話、ファイル共有、タスク管理、スケジュール管理などの必要性を確認しましょう。
ファイル共有機能
画像や映像などの大容量ファイルの送受信ができるか。
プロジェクト管理機能
チャット上でタスクを管理し、進捗を追跡できるツールは、プロジェクト単位の業務に便利です。
外部サービスとの連携
Google WorkspaceやMicrosoft 365など、他の業務ツールとの連携もポイントになります。
操作性
UI（ユーザーインターフェース）を含んだツールの使いやすさも選定時の重要なポイントです。
特に、直感的なインターフェースを持つツールは、導入後の社員への定着がスムーズになります。
使いやすいUIを持つツールは、操作ミスやトレーニングの手間を減らし、導入効果の向上が期待できます。
セキュリティ
ビジネスチャットツールでは、社内外の機密情報を扱うため、セキュリティが非常に重要です。
情報漏洩は訴訟になるリスクもあります。
権限管理、IPアドレス制限、データ暗号化、二段階認証などのセキュリティ機能が充実しているツールを選びましょう。
導入コスト
多くのビジネスチャットツールは、無料と有料の2プランを用意しています。
まず無料プランで試用し、自社ニーズに合った機能が揃っているかを確認した上で、必要に応じて有料プランに切り替えるのが賢明です。
有料プランの価格も月額500円～1,000円程度が相場となっていますが、使用アカウント数が多くなる大企業の場合、特別なプランが用意されるケースがあります。
外部連携機能の充実度
ビジネスチャットツールの多くは、他の業務ツールやクラウドサービスとの連携機能があります。
Google DriveやDropbox、CRMツールとの統合により、情報の共有や管理が一元化され、業務効率が向上します。
おすすめのビジネスチャットツール
Slack
Slackは、世界中で広く利用されているビジネスチャットツールの代表格です。
特に、IT企業やスタートアップ企業での導入が進んでおり、シンプルな操作性と高いカスタマイズ性が特徴です。
プロジェクトごとにチャンネルを作成し、情報共有を効率化できます。
主な特徴
- 1,500以上の外部アプリと連携可能
- ビデオ通話、画面共有機能が無料で利用可能
- チャンネルごとの情報整理が容易
料金プラン
- 無料プランあり、有料プランは月額960円～
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するビジネスチャットツールで、特にOffice 365ユーザーにとって便利なツールです。
チャット、ビデオ通話、ファイル共有に加え、WordやExcelなどのOfficeツールとの連携が強力で、リモートワークに適した機能が豊富です。
主な特徴
- Office 365との高い連携性
- セキュリティ機能が充実（データ暗号化、二段階認証など）
- 無料プランでも基本機能が利用可能
料金プラン
- 無料プランあり、有料プランは月額540円～
Chatwork
Chatworkは、日本国内の中小企業で多く導入されているチャットツールで、使いやすさとタスク管理機能の充実が特徴です。
プロジェクト単位でのタスク管理やクライアントとのコミュニケーションにも適しています。
主な特徴
- 日本語対応のUIで操作が簡単
- タスク管理機能が豊富
- ファイル共有機能が強力
料金プラン
- 無料プランあり
