営業マンを多く抱える企業が直面する課題は名刺管理でしょう。
IT化が進む現代において、名刺管理は営業上の重要な武器になります。
紙の名刺をデジタル化し、顧客情報を一元管理できるツールは、営業活動やマーケティングで強力な競争優位を生み出すでしょう。
おすすめの名刺管理ソフトやサービスを機能や価格、使い勝手などの観点から徹底比較し、選び方のポイントを解説します。
名刺管理ソフト・サービスとは
名刺管理ソフト・サービスとは、紙の名刺をデジタル化し、それを効率的に管理・活用できるツールやシステムを指します。
名刺情報を個人が保存するだけでなく、検索や営業支援、マーケティングツールやCRM（顧客関係管理）との連携など、全社的な多機能発展を目的にします。
主な機能
名刺のデジタル化
名刺をカメラやスキャナーで取り込み、OCR（光学文字認識）技術でテキストデータに変換します。半自動の作業なので、手動入力の手間が省けます。
クラウドでの管理と共有
名刺データをクラウド上で保存・共有し、社内全体でのアクセスを可能にするため、営業活動や顧客管理が効率化します。
検索機能
名前や会社名、役職などで名刺情報を簡単に検索できるため、必要な情報を瞬時に探し出せます。
セキュリティ
データはクラウド上で一元管理されるため、社員の個別管理よりも情報漏洩や紛失のリスクが減り、セキュリティが向上します。
他システムとの連携
CRMやSFA（営業支援システム）と連携し、名刺情報を営業活動に活用できるため、商談履歴の管理や見込み客フォローアップが容易になります。
活用シーン
名刺管理ソフトは、これまで個人が管理していた情報を一元化させ、全社での顧客管理や営業活動の効率化に大きく貢献します。
営業部門では取引先情報の効率管理によって、次の営業アクションに繋げられるメリットがあります。
情報はクラウド化されているので、外出先からでも確認が可能です。
名刺管理ソフトは単なるデータベースではありません。
使い方次第で、ビジネス拡大や顧客関係強化に貢献する重要なツールとなるのです。
名刺管理ソフト・サービスの選び方
データ入力と精度
名刺をデジタル化する際には、名刺をカメラで撮影してOCR（光学文字認識）を使う方法が主流です。
OCRの精度が非常に重要なポイントになります。
複雑なデザインや特殊なフォントを使用した名刺でも、正確に読み取れるソフトを選びましょう。
また、OCRで自動的に読み込まれない場合は、手動入力サービスがあると便利です。
手動入力の補正サービスを提供しているソフトもあります。
スキャナーやスマホ対応
名刺のデジタル化には、スマートフォンでの撮影以外にも、スキャナーや複合機などがあり、ビジネス環境によって最適な方法を選択していきます。
外出が多いビジネスマンにはスマホアプリが便利ですが、オフィスで大量の名刺を一度に処理する場合は、スキャナーや複合機の方が高精度で効率的です。
セキュリティとデータ管理
名刺情報のデジタル化で紙の名刺の紛失リスクが減らせます。
多くの名刺管理ソフトはクラウドでデータを一元管理するため、システム的な漏洩リスクも少ないでしょう。
部署間での情報共有も容易で、社内での安全性も向上します。
データバックアップ機能やアクセス権の管理機能があれば、さらにセキュリティ強化に繋がります。
機能連携
名刺管理ソフトはデータベースとしての機能だけではなく、営業活動やマーケティングに活用できるオプション機能を持つものもあります。
CRMやSFAと連携し、名刺情報と顧客フォローアップや見込み客管理を連携できるツールがおすすめです。
名刺管理ソフトのメリデメ
メリット
業務効率の向上
名刺管理の手間が省け、デジタル化で検索や情報共有が容易になります。営業活動の効率化が期待でき、名刺の顧客情報を有効活用できます。
情報一元管理とセキュリティ
名刺情報のクラウドでの一元管理で情報漏洩リスクを減少させ、セキュリティが強化されます。また、自動的な名刺情報のバックアップでデータの保全性も向上します。
デメリット
コスト
ほとんどの企業が有料プランでの運用になるでしょう。無料プランもありますが、機能制限があるため、ビジネス規模や必要な機能に応じた選択が必要になります。
データ化の手間
初期の名刺データの入力作業には一定の労力が必要になります。しかし一度データ化が完了すれば、以降の管理は非常に効率的です。
おすすめの名刺管理ソフト・サービス
Sansan
法人向けの名刺管理ソフトとして非常に高い人気を誇るSansanは、名刺のデータ化と共有のリーディングカンパニーです。
OCR技術とオペレーターの手入力で99.9%の精度で名刺をデジタル化し、クラウドを通じて社内での共有を可能にします。
営業部門だけでなく、マーケティングや管理部門などでも役立つ連携機能が魅力です。
料金は要問い合わせですが、幅広い企業規模に対応しています。
Eight Team
個人向けとしてスタートしたEightは、ビジネスマンの名刺管理に特化したアプリです。
最近では法人向けの「Eight Team」もリリースされ、社員全体の名刺をクラウドで一元管理できるようになりました。
Eightユーザー同士なら、QRコードで簡単に名刺交換ができ、デジタル時代の新たな名刺交換を提案します。
基本利用は無料で、有料プランもあります。
CamCard Business
世界中で使用されている名刺管理ツールCamCardは、シンプルでありながら必要な機能を備えています。
中小企業から大企業まで幅広く対応し、OCR機能で正確に名刺をデジタル化します。
さらに、CRMと連携して営業活動を支援する機能も完備しています。
モバイルアプリを活用して、外出先でも利用できる点も高評価です。
myBridge
LINEと連携できる特徴を持つmyBridgeは、特に社内での名刺共有を推進したい企業におすすめです。
無料で利用でき、プレミアムプランでは無制限に名刺を登録できます。
データのエクスポートも可能で、他のシステムと併用したい場合にも便利です。
ホットプロファイル
営業活動に重点を置いた名刺管理ソフトホットプロファイルは、名刺管理だけでなく、顧客の組織図や商談履歴管理など、営業活動全般を支援します。
また、マーケティングオートメーションツールやCRMとの連携が可能で顧客情報を最大限に活用できます。
メイシー
データ化された名刺情報を元に、顧客リストを作成したり、営業リードを管理できます。
法人向けに最適で、名刺のデジタル化に加えて、営業活動全般を効率化する機能があります。
利用料金も高くはないので、中小・ベンチャー企業にもおすすめです。
結論
名刺管理ソフトの導入で、業務効率の向上や営業活動の支援、セキュリティ強化など、さまざまなメリットを享受できます。
営業やマーケティングへの連携機能を持つソフトは、社内情報の一元化が実現でき、営業が効率化できるため、ビジネスの成長を後押しする強力なツールになります。
機能だけでなく、料金面も鑑み、自社ニーズに合った名刺管理ソフトを選び、効率的なビジネス展開を実現し、企業の成長を加速させましょう。
