勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間や労働時間を正確に把握し、効率管理するためのツールで、近年はクラウド化され、多くの企業で導入が進んでいます。
勤怠管理は、給与計算や法令順守の観点からも非常に重要ですが、従業員数に応じて作業が膨大になるため、これまでは経理や人事などの管理部門を圧迫していました。
この作業負荷軽減の切り札が勤怠管理システムだったのです。
システム導入で作業量の大幅軽減と正確性を両立できるようになりました。
長時間労働による紛争では、システムデータが重要な証拠となり、企業側を有利にしてくれた事例も散見されるようになっています。
勤怠管理システムの導入は、必須といえるかもしれません。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システム市場
勤怠管理システムは、企業が従業員の出退勤や労働時間を効率的に管理するためのツールです。
働き方改革やテレワークなど、柔軟な勤務形態が広がりをみせているため、複雑化する勤怠管理に対応する必要性から勤怠管理システムの導入が急増しています。
従来の紙やエクセルでの管理に比べ、正確な打刻や集計が可能になり、労務管理が大幅に短縮されます。
さらに、給与計算やシフト管理との連携や法令順守に必要なデータも一元管理できます。
社内管理部門の負荷軽減の切り札といえるでしょう。
勤怠管理システム提供会社
勤怠管理システム提供会社は国内外に多数存在しています。
正確な社数は把握できませんが、日本国内でも数十から数百社がさまざまな形で勤怠管理システムを提供しています。
中小企業向けから大企業向け、クラウドベースやオンプレミスのシステムなど、様々なニーズに応じたサービスが展開されています。
その他、ERPシステムに組み込まれているものや業種特化型システムを提供する企業も存在します。
勤怠管理システムの選び方
コスト
勤怠管理システムを選ぶ際、まず考慮すべきはコストです。
主に従量課金制と定額制があり、1人あたり月額200～300円程度のサービスもあれば、固定料金で月5,000円以上かかるサービスもあります。
従業員数や機能に応じて料金が変動するので、予算と相談しながらベストなシステムを選んでいきます。
また、初期費用が必要な場合もあるので、初期の総額とランニングコストを比較しましょう。
就業規則への適合性
勤務体系や就業規則に対応しているかも重要なポイントになります。
フレックスタイム制や変形労働時間制など、特殊な勤務体系を採用している場合、それに対応できるシステムを選ばなければなりません。
また、休暇制度や残業管理などへの対応も重要です。
システムと自社規則との親和性を確認しましょう。
システム連携
既存の給与計算や会計システムとの連携もシステム選択で大事な要素です。
連携により、勤怠データの手入力作業が省けるので、業務負荷を軽減できます。
さらにヒューマンエラーも防げる利点もあります。
多くのシステムはCSVデータの出力や他のクラウドサービスとの統合をサポートしていますが、レベルに違いがあるため、機能充実度の確認が必須です。
打刻方法とスマホ対応
勤怠打刻方法も選定ポイントです。
ICカードや生体認証、GPS打刻など、従業員が使いやすい打刻方法が提供されているシステムを選びます。
特に、直行直帰やリモートワークが多い場合は、スマホ対応の勤怠管理システムは有効です。
スマホアプリで出退勤を記録したり、GPSを活用して場所を確認できるシステムは、テレワークやフレキシブルな働き方に適しています。
勤怠管理システム導入のメリット
効率的な勤怠管理
勤怠管理システムの導入で、従業員の出退勤や労働時間を正確に記録でき、給与計算や休暇管理も自動化されます。
紙のタイムカードやエクセルでの手作業管理から解放されるため、人事や経理などの管理部門の作業負荷が軽減され、業務が効率化します。
また、ミスの減少に伴い、担当者の心理的不安が解消されるため、従業員の定着率が向上します。
リモートワーク対応
リモートワークやフレックスタイム制など、多様化する働き方にも柔軟に対応できます。
時間や場所を問わず正確な打刻ができ、リアルタイムで勤務状況が把握できるため、管理負担が軽減されます。
法令順守
コンプライアンスが求められる企業にとって、勤怠管理システムは欠かせません。
法改正の自動対応機能や残業時間のアラート機能活用で、労務リスクを回避でき、万が一トラブルが発生した場合でも証拠を残せます。
勤怠管理システム導入の注意点
勤怠管理システム導入の際は、以下を確認します。
システムの選定や運用次第で効果は異なります。
導入後のリプレイスは莫大なコストが発生するので、くれぐれも慎重に判断してください。
自社業務との適合性
企業によって勤怠管理システムに求める機能は異なります。以下に留意しながら、自社業務に合ったシステムを選びましょう。
- 基本機能（出退勤打刻、残業管理、休暇管理）
- 勤務形態の対応（フレックス、シフト制、リモートワーク）
- 給与計算との連携（自社の給与計算システムとのデータ連携）
- 法改正への対応（働き方改革や法改正への迅速な対応）
操作性とユーザーインターフェース
UIに優れず、操作が複雑になると、従業員や管理者の負荷が大きくなり、運用破綻のリスクがあります。
- 直感的な操作ができるか
- スマートフォンやタブレットでの利用
- ヘルプ機能やサポート体制の充実
セキュリティ対策
勤怠管理システムには、従業員の個人情報が多く含まれるため、堅牢なセキュリティが必須です。
- データの暗号化（通信や保存時のデータ暗号化）
- アクセス権限の管理（誰がどのデータにアクセスできるかを細かく管理）
- バックアップ体制（データの消失や障害発生時のバックアップ）
法令遵守
勤怠管理に関連する法規制を遵守する機能が不可欠です。
- 残業時間の管理（36協定や残業規制への対応）
- 有給休暇の管理（法定有給休暇の消化状況を正確に管理）
- 法改正への対応（新しい法規制に対応するアップデート）
サポート体制
勤怠管理システム導入後もシステム操作やトラブルへの迅速なサポートが必要です。
サポート体制の有無を確認しましょう。
- 導入時サポート（初期設定や従業員への説明）
- トラブル発生時対応（問い合わせ対応）
- 保守・アップデート（システムの更新や障害対応）
コスト
初期費用やランニングコストが予算内かを見極めます。
- 初期費用（システム導入に必要なコスト）
- 月額費用（従業員数に応じた料金体系）
- その他コスト（カスタマイズやサポート費用、システムのアップデート費用など）
他システムとの連携
勤怠管理システムは、給与計算システムや人事管理システムなどとの連携が望ましいです。
データの自動連携ができれば、手作業のミスが減り、業務効率が向上します。
- 給与システムとの連携（労働時間を自動で給与計算に反映）
- ERPや人事システムとの連携（人事情報や社員の出退勤データの一元管理）
カスタマイズ
企業每の業務フローや就業規則への対応可否も重要です。
カスタマイズ性が低いと、現場に適合した弾力運用が難しくなります。
- 業務に応じたカスタマイズ
- 将来的な拡張性や新機能の追加
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